Машинка для прошивки документов инструкция

Инструкция по сшиванию документов

Машинка для прошивки документов инструкция

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы.

Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.

И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Способы сшивания документов

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Где можно сшить документы?

Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Пошаговая инструкция по закрытию ИП.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

Как правильно сшивать документы нитками?

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

3. Заверьте подшитые документы. Для этого нужно создать в MS Word таблицу, заполнить ее, распечатать, вырезать и наклеить на обратную сторону сшитой папки бумаг в месте фиксирования ниток. Образец примерно следующий:

Прошито, пронумеровано, скреплено подписью
и печатью ___ (_______________________) лист___

Генеральный директор
ЗАО «ЗАО»

___________________________________ И.А. Петров

Не забудьте, бумага должна быть папиросной, чтобы отчетливо просвечивался узелок. Концы нитей должны остаться свободными – это очень важно. Клей допустимо использовать только канцелярский. После полного его высыхания ставится печать и подпись уполномоченного лица.

Обратите внимание: ни печать, ни подпись не могут выходить за края листа папиросной бумаги, иначе заверение не будет считаться действительным.

В завершение подпись и печать заливаются клеем, но требуют это не всегда — в зависимости от важности документов. Уточняйте этот вопрос.

Таким способом можно сшить стопку документов толщиной до 10 см.

Правила сшивания документов

Как и было сказано выше, четких правил по сшиванию делопроизводственных, нотариальных и прочих бумаг не существует, как и специально обученных этому людей.

Важно знать не только, как правильно это делать, но и когда нужно прошивать документы. Если вам нужно сдать в архив или подать в суд копии важных документов, а не оригиналы, обязательно уточните, как именно они должны быть заверены.

Иногда заверения на общей подшитой книге недостаточно, нужно заверять каждую копию отдельно.

Всегда предварительно выясняйте, чего именно от вас требуют, чтобы не тратить время, усилия и деньги напрасно.

Как сшить документы на уголок?

Некоторые документы – например, кассовые – можно сшивать через левый угол. Все этапы работы примерно такие же, как и при стандартной шнуровке документов.

Только делается два симметричных отверстия в верхнем левом углу стопки документов, через которые и пропускается нить.

Лист папиросной бумаги приклеивается тоже таким образом, чтобы был виден узелок и концы нити оставались свободными, после чего ставится печать и подпись.

Как открыть шиномонтаж — от документов до подсчетов окупаемости.

Приняли на работу, но с испытательным сроком? Узнайте, как правильно составить договор с работодателем.

Какие документы необходимо собрать и предъявить в случае открытия собственного магазина продуктов: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-magazin-produktov.html

Машинка для сшивания документов — что это?

Как же быть, если вы не знаете, как правильно сшить документы нитками, или же не имеете времени на выполнение этой задачи? Чтобы облегчить работу по прошивке или брошюровке большого количества документов, было разработано особое устройство, представляющее собой гибрид сверлильной и швейной машинки. Речь идет не о производственном, а о компактном станке, способном прошить за 5 минут до 500 листов. Как правило, это электрические или полуавтоматические аппараты. На полотно укладываются документы, затем делается иглой или сверлом отверстие, через которое машинка продевает нить.

Не стоит путать такие машинки с биндерами. Биндер работает аналогичным образом, но делает отверстия сразу по всей длине листов и скрепляет их не нитью, а пружиной. Обычное устройство для сшивания документов нитью можно приобрести в среднем за 3500-5000 рублей в зависимости от модели.

: как сшивать документы нитками с помощью станка

У каждой инстанции свои требования к правилам сшивания документов. Иногда требуется нумеровать только листы, иногда – каждую страницу.

В некоторых случаях допустим выход контура печати за лист-наклейку, а в других – недопустим.

Так, если вы не знаете, как сшивать документы для налоговой, то необходимо запомнить, что налоговая часто настаивает на наличии описи документов отдельным листом, нередко сшитые документы нужно дополнительно помещать в папку.

Чтобы избежать досадных задержек и ненужного стресса всегда уточняйте нормативы по каждому отдельно взятому случаю.

Источник: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/instruktsiya-po-sshivaniyu-dokumentov.html

Yunger m168 New цена 5900 руб., брошюровочно-переплетный станок, лотос м168, станок для прошивки документов, прошивочно-переплетный комплекс ППК М168

Машинка для прошивки документов инструкция

СТАНКИ ПРОХОДЯТ КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА, ПРЕДПРОДАЖНУЮ ПОДГОТОВКУ И НАСТРОЙКУ. ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ СТАНКИ ПРОДАЮТСЯ БЕЗ ПРЕДОПЛАТЫ!

Обновленная в 2017 году модель брошюровочно-переплетного станка Yunger M168 в металлическом корпусе (на российском рынке также известный под названием Yunger M 168 New, Лотос М168, ППК-М168, Vektor M 168, АПС М168, и др.

) представляет собой настольное электрическое устройство для ниточного переплета дел временного и постоянного хранения.

Машинка для прошивки документов Yunger М168 позволяет повысить скорость и удобство переплетных (архивных) работ, с его помощью можно организовать архивную обработку документации на рабочем месте без привлечения сторонних специалистов (архивных служб).

Благодаря оригинальной конструкции работа  на устройстве проста, безопасна и не требует специальных навыков.

Несмотря на компактный размер, переплетчик Yunger M168 имеет широкие возможности для применения не только в офисах и банках, но и в городских архивах, библиотеках, судах, военных и силовых структурах, образовательных учреждениях, в нотариате и мн. др. Использование устройства Yunger M168 не ограничивается только подшивкой документов составляющих документооборот организаций, брошюровочный станок Yunger 168 незаменим для прошивки договоров, личных дел, конкурсной документации, брошюр, судебных, уголовных и административных дел, нотариальных документов.

Принцип работы – станок производит сверление пачек документов (и картона) толщиной до 10 cм. (около 950 листов плотностью 80g/m2) перьевым сверлом с прорезью в форме крючка, с последующим продеванием нити сквозь отверстие, оператору станка остается завязать концы нити узлом.

Для сверления отверстий в устройстве также может использоваться обычное сверло, при этом прошивка документов будет осуществляться цыганской иглой и нитью, также можно скрепить пачку бумаг металлопластиковыми стяжками.
Товар сертифицирован, все станки проходят контроль качества в России, Гарантия 1 год.

Технические характеристики станка Yunger M168:
Вес: 7,7 кг
Толщина прошивки: до 100мм.
Ширина прошиваемой папки с ограничителем: 320 мм. 
Диаметр сверления отверстий : 4мм.

(с использование сверла 4 мм.)
Электрический привод – 180 Вт, 220В, 50/60 Hz.
Уровень шума – 60 дБ.
Комплект поставки (самая полная комплектация на рынке):

Переплетнo-брошюровочный станок Yunger m168: 1 шт.

Лоток для формирования пачки бумаг: 1 шт.
Игла-крючoк для сверления и вытягивания нити: 5 шт.
Сверло 4мм.: 2 шт.
Нить для прошивки  (20 г) : 1 шт.
Нить для прошивки  (50 м.) 1 шт.
Игла цыганская 125 мм. (для ручной прошивки) 1 шт.
Наклейка “прошито пронумеровано” лист-24 шт. 1 шт.
Архивная папка до 10 см. – 1 шт.
Контактные щетки двигателя: 2 шт.
Ремниприводные: 2 шт. 
Все запасные части входят в стоимость станка.

Упаковка: 420 х 370 х 240 (мм.), объем 0,04 куб.м. Вес: 7,8 кг

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ YUNGER M168

Для того чтобы содержать рабочее место в чистоте дополнительно можно купить лоток-подставку для сбора бумажных опилок в разделе запасные части.
Вы можете купить станок Юнгер М168 в Вашем городе.

* Цена снижается с учетом комплектации станка, и расходов на доставку по согласованию с вами. Вы нашли предложение лучшее по цене? пришилте нам ссылку – мы его рассмотрим и предоставим вам скидку, при этом будет учтена комплектация станков и условия доставки. 

Расходные материалы – рекомендуем приобрести: архивные папки, нитки для прошивки документов, картон для переплетных работ А4, наклейки прошито-пронумеровано, конгривки для нотариусов.

https://www.youtube.com/watch?v=BKDigq9SyiE

Удобная работа с приспособлением для ниточного переплета Yunger м168: Для небольших и средних объемов работ хорошо зарекомендовала себя машина для прошивки документов Yunger M168 (Лотос М168) код по классификатору ОКДП 2929022, оборудование брошюровочно-переплетное [2929390]-[2929446].

Переплетная машинка Yunger M168 (сшиватель для бумаг) работает по принципу сверлильного станка и швейной машинки. Применение машинки для подшивки бумаг Юнгер М268 (сшиватель для бумаги) значительно повышает эффективность работы архивной службы.

Как правильно прошить документы? В соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов, архивные дела удобнее всего подшиваются с использованием устройств для сшивки документов Yunger M 168 (бумагосверлильное приспособление), которое нужным образом сшивает документы.

Используя станки для подшивки документов (станки для сшивания документов ) можно быть уверенным, что многочисленные правила сшивания документов будут соблюдены.

Настольный электрический станок для подшивки документов ЛОТОС М168 (станок для сшивания документов Юнгер 168) – сшивает документы в папки для их дальнейшего архивного хранения, таким образом облегчатся подготовка документов к архивному хранению. Станок для сшивания документов Лотос М168 представляет собой приспособления для сшивания документов (для ниточного переплета) позволяющее подшивать документы в автоматическом режиме либо просто сверлить пачки бумаг.

Другие возможные названия данного товара: янгер м168, брошюровочно-переплетная машина, станок для подшивки дел, станок для подшивки бумаг, станок для прошивки договоров, автоматический переплетный станок, брошюровочная машина, брошюровщик, переплётные машины, ниткошвейная машина вектор м168, переплетчик yunger m168, переплетчик юнгер м168, прошивочно-переплетный комплекс ппк м168, настольный переплетный станок, станок ппк м168, аппарат для прошивки документов.

Расходные материалы и сопутствующие товары:

Источник: http://www.PaperDrill.ru/product/oborudovanie/yunger-m168

Инструкция по охране труда при работе на брошюровочном аппарате

Машинка для прошивки документов инструкция

Настоящая инструкция по охране труда разработана специально для безопасной работы на брошюровочном аппарате.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА

1.1. К работе на брошюровочном аппарате (проволокошвейной машине) допускаются лица старше 18 лет, не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья, прошедшие вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, обучение безопасным приемам труда, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда. 1.2.

В дальнейшем на рабочем месте проводятся инструктажи по охране труда не реже одного раза в 3 месяца, очередная проверка знаний требований охраны труда – не реже одного раза в 12 месяцев. 1.3.

При переводе на новую работу, с временной на постоянную, с одной операции на другую с изменением технологического процесса или оборудования работники должны пройти инструктаж по охране труда на рабочем месте. 1.4.

Работник, выполняющий работы на проволокошвейной машине должен соблюдать требования инструкции по эксплуатации машины и настоящей инструкции по охране труда. 1.5. Работник должен быть обеспечен специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты (СИЗ), правильно их применять. 1.6.

Оборудование нерабочее место следует держать в чистоте и порядке. Все приспособления, инструменты должны быть в исправном состоянии и находиться в отведённых для них местах. 1.7.

В процессе работы на работника возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов: — опасность поражения электрическим током; — опасность травмирования движущимися частями оборудования, проволокой; — острые края оборудования, проволоки, бумаги; — недостаточное освещение рабочего места; — повышенное содержание бумажной пыли на рабочем месте.

1.8. За невыполнение требований настоящей инструкции работник несет ответственность в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим законодательством Российской Федерации.

2. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

2.1. Надеть специальную одежду и обувь, застегнуть на все пуговицы, волосы убрать под головной убор. 2.2. Осмотреть оборудование и рабочее место. 2.3. Проверить исправность машины, прочность крепления ограждений, наличие заземления, достаточность освещения, чистоту и порядок на рабочем месте. 2.4.

О неполадках сообщить руководству и до устранения неполадок к работе не приступать. 2.5. Машина должна быть установлена на ровной поверхности. 2.6. Опора должна быть жесткой и выдерживать вес машины,

2.7.

Машина не должна подвергаться воздействию солнечных лучей и источников тепла, радиаторов отопления, нагревательных приборов.

3. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ

3.1. Не допускать попадания внутрь машины металлических предметов, скрепок и т.д. 3.2. Не притрагиваться к вращающимся частям, а также не класть ничего кроме бумаги в магазины машины во время её работы. 3.3. Не снимать закреплённые винтами кожухи и стенки, не вносить самостоятельно изменений в конструкцию машины. 3.4.

Не устанавливать машину вблизи источников сильных электромагнитных полей, не класть на постоянные постоянные магниты. 3.5. Не подключать одновременно с машиной несколько электроприборов к одной розетке. 3.6. Напряжение в сети должно быть стабильным. 3.7.

При подключении машины помнить, что вилка шнура не должна нагреваться, на сетевом шнуре не должно быть повреждений, вилка сетевого шнура должна быть до упора вставлена в розетку. 3.8. Во время шитья брошюру держать так, чтобы пальцы находились как можно дальше от корешка (особенно при малом формате брошюры). 3.9.

Нажимать ногой на педаль разрешается только тогда, когда брошюра положена на стол и выровнена у швейного аппарата. 3.10. При заправке новой катушки скрепляющую проволоку снять кусачками, придерживая ее конец, чтобы проволока не разматывалась. 3.11.

Запрещается при включенной в электросеть машине регулировать швейный аппарат по толщине брошюры, заправлять в него проволоку, выравнивать проволочную скобу, переставлять стол, закреплять задний упор. 3.12.

Работнику во время работы запрещается: — работать на машине при ненадежно закрепленном накладном столе; — применять для шитья проволоку толщиной более 0,8 мм; — открывать при включенном электродвигателе ограждения, проворачивать шкив вручную, налаживать, чистить и смазывать машину; — работать на машине в том случае, если она включается при легком касании педали или если единый нажим вызывает двойной удар; — опираться на ограждения и прикасаться к движущимся частям машины. 3.13. Исправность машины проверять, проворачивая её вручную при включенном электродвигателе. 3.14. Накладной стол машины должен быть ровным, гладким, без зазубрин. 3.15. При подходе накладного стола к швейному механизму поддерживать раскрытую брошюру или тетрадь так, чтобы пальцы рук находились как можно дольше от швейного механизма. 3.16. Нажимать ногой на педаль разрешается только тогда, когда брошюра или тетрадь положена на накладной стол. 3.17. При заправке новой катушки скрепляющую проволоку снять кусачками, придерживая ее конец так, чтобы она не разматывалась. 3.18. Во время работы запрещается эксплуатировать машину: — если она включается при лёгком касании ногой педали;

— если при опускании педали не включается тормоз и машина не останавливается.

4. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА В АВАРИЙНЫХ СИТУАЦИЯХ

4.1. Во всех случаях обнаружения обрыва проводов питания, неисправности заземления и других повреждений электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации руководству. 4.2.

При возгорании оборудования отключить питание и принять меры к тушению очага пожара при помощи углекислотного или порошкового огнетушителя, вызвать пожарную команду по телефону 101 и сообщить о происшествии руководству.

4.3.

При несчастном случае освободить пострадавшего от действия травмирующего фактора, соблюдая собственную безопасность, оказать ему первую помощь, при необходимости вызвать бригаду скорой помощи по телефону 103, известить руководство и по возможности сохранить обстановку для расследования причин произошедшего, если это не приведет к аварии или травмированию других людей.

5. ТРЕБОВАНИЯ ОХРАНЫ ТРУДА ПО ОКОНЧАНИИ РАБОТЫ

5.1. Выключить общий вводный выключатель, привести в порядок рабочее место и оборудование, убрать инструменты в отведенное для них место. 5.2. Произвести очистку машины от бумажной пыли.

Поверхность роликов очистить от налипшей бумажной пыли тканью, смоченной в нейтральном моющем средстве или спирте. 5.3. Смазать машину. 5.4. О неполадках и принятых мерах сообщить руководству. 5.5. Снять спецодежду, осмотреть, привести в порядок и убрать ее в гардероб. 5.6.

Вымыть руки и лицо теплой водой с мылом.

5.7. Не разрешается пребывание на рабочем месте без разрешения руководства после окончания работы.

Скачать Инструкцию

Источник: https://xn------7cdbxfuat6afkbmmhefunjo4bs9u.xn--p1ai/%D0%BD%D0%B0-%D0%B1%D1%80%D0%BE%D1%88%D1%8E%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D1%87%D0%BD%D0%BE%D0%BC-%D0%B0%D0%BF%D0%BF%D0%B0%D1%80%D0%B0%D1%82%D0%B5.html

Машинка для прошивки документов инструкция

Машинка для прошивки документов инструкция

Узнайте больше о правилах формирования дел, принятых в современном делопроизводстве

  • Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
  • Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.

Схемы прошивки документов Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:

  • Удалить скобы и скрепки;
  • Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
  • Подготовить обложку (стандартная — 229х324 мм);
  • Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;

Полезная статья: Читайте в электронном журнале о подготовке дел к передаче на архивное хранение Прошивка документов ниткой в 3 дырки Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга.

Инструкция по сшиванию документов

Важно Технические характеристики станка Yunger M168:Вес: 7,7 кгТолщина прошивки: до 100мм.Ширина прошиваемой папки с ограничителем: 320 мм. Диаметр сверления отверстий : 4мм. (с использование сверла 4 мм.)Электрический привод – 180 Вт, 220В, 50/60 Hz.Уровень шума – 60 дБ.

Комплект поставки (самая полная комплектация на рынке):Переплетнo-брошюровочный станок Yunger m168: 1 шт.Лоток для формирования пачки бумаг: 1 шт.Игла-крючoк для сверления и вытягивания нити: 5 шт.Сверло 4мм.: 2 шт.Нить для прошивки (20 г) : 1 шт.Нить для прошивки (50 м.) 1 шт.

Игла цыганская 125 мм. (для ручной прошивки) 1 шт.Наклейка «прошито пронумеровано» лист-24 шт. 1 шт.Архивная папка до 10 см. — 1 шт.Контактные щетки двигателя: 2 шт.Ремни приводные: 2 шт. Все запасные части входят в стоимость станка. Упаковка: 420 х 370 х 240 (мм.), объем 0,04 куб.м.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более 250 листов. Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Внимание Все скрепки, булавки должны быть удалены. 3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом.
Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа.

Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2». Основные инструкции:

  • Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
  • В документах письма хранятся в конвертах.

Как пользоваться брошюратором?

Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

Машинка для сшивания документов

Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009).

В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.

Полезная статья: О том, как взять делопроизводство в компании под контроль, читайте в электронной версии журнала.

Цена: 5900 руб. (нашли дешевле ? — снизим цену*)

Для чего же нужен станок для сшивания документов и в чем его особенность? Как говориться » Все гениальное просто» и эта фраза очень точно подходит для данного вопроса! Хотите оформлять свои документы аккуратно, качественно и тратить на это всего лишь пару минут? Брошюровочное оборудование создано именно для этого. Станок является Вашим помощником и способствует решению проблем связанных с бумажной волокитой.

Архивные станки на ниточной основе есть 2 видов: Автоматические и механические машинки. Автоматические модели подойдут для переплета документов различного объема им под силу прошить от 10 до 1000 листов.

Механические аппараты способны прошивать среднее количество, примерно до 150 листов. Помимо стандартных переплетчиков существуют новейшие машинки для термопереплета.

Термопереплет — это современное решение оформления всевозможных бумаг в несколько нажатий.

Станок для сшивания документов

Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам. Пошаговая инструкция по закрытию ИП.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь! Как правильно сшивать документы нитками? Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками? 1.

Пошаговое руководство по прошивке документов

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа. Способы сшивания документов Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается.

Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка. Где можно сшить документы? Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого.

Прошивка документов: нормы гост и практические советы

Далее берете пластиковую пружину. Одеваете на металлическую гребенку. Раскрываете пружину и одеваете на нее отперфорированные листы.
Когда весь документ одели на пружину, закройте ее, вернув ручку для перфорации/разжатия пружин в исходное положение. Снимите готовый переплетенный документ.

Если у вас на переплетной машинке две отдельных ручки для перфорации и открытия (закрытия) пружины, делаете все также, только можно раскрыть пружину изначально и по мере перфорации листов сразу одевать их на пружину (две ручки удобнее). Мы рассмотрели машины для переплета (брошюраторы) — механические. Есть еще электрические машинки.

На них принцип работы такой же, только перфорация электрическая — с помощью нажатия кнопки или ножной педали. Очень удобно, не надо прилагать никаких усилий.

Машинка для подшивки документов инструкция

Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие. В крайнем случае следует сложить нить в два-три раза.

2. Вдеваем иголку с изнаночной стороны в среднее отверстие. 3. Затем сразу же втыкаем иголку в верхнее отверстие. 4. После верхнего прокола, через изнанку втыкаем в нижнюю дырку. 5. Далее, выйдя из нижнего отверстия, проходим в среднее.

Если необходимо сшить большое количество дел, то процесс сшивания повторяем несколько раз для укрепления папки. 6. Завязываем простой узел на изнаночной стороне. Должен остаться ниточный хвост около восьми сантиметров.

7.

На узелок клеим заверительный лист, на котором делаем необходимую запись. Наклейка с заверительной надписью обычно имеет размеры 4х6 см.

Лист наклеивается на узел и часть ниток. Обратите внимание! Заверять документы должен руководитель организации или его уполномоченное лицо. 8.

Станок для прошивки документов инструкция

После чего таким же образом перфорируем обложку. Для документов можно использовать картонную либо прозрачную пластиковую обложку. Если ваш документ больше чем двадцать пять страниц советуем разделить его на несколько частей и произвести перфорацию каждой, соблюдая все границы 4.

Для переплета возьмем пластиковую или металлическую пружину. Здесь выбор зависит от типа переплетной машины.

При использовании металлической пружины добавить листы после скрепления невозможно, а вот с пластмассовыми пружинами такое проделать можно, но помните, что её внешний вид существенно пострадает. 5. Необходимо также правильно выбрать размер пружины. Здесь нужно исходить из количества листов.

Надеваем пружину на гребенку переплетчика и открываем её. В последующем в каждый зубчик пружины будет вставляться обложка листы, и после чего пружины закроются. 6. Теперь перед вами красиво оформленный документ.

Источник: https://advokat-burilov.ru/mashinka-dlya-proshivki-dokumentov-instruktsiya/

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

Машинка для прошивки документов инструкция

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

  • не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
  • допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

42 комментариев

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/oformlenie/deloproizvodstvo/kak-proshit-dokumenty.html

Голос закона
Добавить комментарий