Новые правила хранения личных данных работников

За персональные данные теперь штрафуют строже. Что важно проверить

Новые правила хранения личных данных работников

С 1 июля 2017 года за неправильную работу с персональными данными работодателя будут штрафовать на 75 000 рублей. У Роскомнадзора теперь есть семь оснований для этого. Кроме того, ведомство получило право самостоятельно наказывать работодателей (ст. 13.11, п. 58 ч.

2 ст. 28.3 КоАП РФ). Раньше штрафы применяла прокуратура. Чтобы у директора не было нареканий к кадрам по поводу сохранности персональных данных, проверьте себя на предмет ошибок в работе с помощью нашего теста. Ваши ответы покажут, какими суммами может рисковать компания.

 

Когда нужно получать у работников согласие на обработку персональных данных

Проверяющие выяснят, получала ли кадровая служба согласие работника на обработку данных в случаях, когда оно требуется. Не всем понятно, когда согласие предполагается по умолчанию, а когда нужен письменный документ.

Пояснения. Поскольку сотрудник выступает стороной трудового договора, получать у него согласие на обработку персональных данных не обязательно. Но собирать информацию о сотруднике работодатель может строго в ситуациях, указанных в законе, коллективном договоре и локальных актах (п. 2, 5 ч. 1 ст.

6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ, абз. 1, 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г., далее – Разъяснения). Например, работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать персональные данные, которые получил: 
– по результатам обязательного предварительного медосмотра (ст. 69 ТК РФ, п.

3 Разъяснений);
– из документов, которые работник предъявил при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ);
– от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений);
– из резюме кандидата, размещенного в сети Интернет и доступного неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст.

6 Закона № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений).

Не требуется согласие и на обработку данных в объеме, предусмотренном личной карточкой формы № Т-2. В том числе можно запросить у работника информацию о его близких родственниках (п. 2 Разъяснений).

Чтобы узнать дополнительную информацию о работнике, например, номер его мобильного телефона или адрес личной электронной почты, потребуется согласие. Ведь если такие сведения отсутствуют, это не мешает исполнять трудовой договор.

Поэтому, чтобы исключить спорные ситуации, рекомендуем все же при приеме на работу получить у сотрудника письменное согласие на обработку данных и включить в него информацию, которая нужна для эффективного взаимодействия с работодателем.

Пояснения. Чтобы изготовить пропуск, получите письменное согласие работника использовать его фотографию. В этом случае фото нужно, чтобы идентифицировать человека, а значит, оно относится к биометрическим персональным данным.

Их можно обрабатывать только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ).

Поэтому, если организация применяет пропускную систему и оформляет электронные пропуска, по которым можно установить личность, она должна заручиться письменным согласием каждого сотрудника на обработку фотографии1.

Если письменное согласие не получить, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. № 15АП-22502/2013).

За обработку биометрических персональных данных без письменного согласия работодателю как минимум сделают предупреждение или оштрафуют.

Для должностных лиц штраф может составить от 10 000 до 20 000 рублей, для организаций – от 15 000 до 75 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

Как хранить в кадровой службе документы, содержащие персональные данные

Много вопросов вызывает хранение личных документов работников в кадровой службе организации. Разберемся, какие есть ограничения и нужно ли проставлять на документах с персональными данными специальные грифы.

Пояснения. Работодатель нарушает закон, если собирает и хранит лишние данные о сотрудниках. Роскомнадзор может обязать компанию устранить нарушение, а с 1 июля 2017 года – объявить предупреждение или оштрафовать.

За это нарушение закон предусматривает наказание в виде предупреждения или штрафа. Для должностных лиц штраф может составить от 5000 до 10 000 рублей, для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Работодатель вправе собирать только те данные о сотруднике, которые нужны, чтобы исполнять трудовой договор или закон. Нельзя обрабатывать лишнюю информацию «на всякий случай» (п. 2 ст. 86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

Установить личность соискателя при приеме на работу можно, если он предъявит паспорт (ст. 65 ТК РФ).

Чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки или личную карточку, достаточно попросить работника показать свидетельство о заключении или расторжении брака, рождении ребенка, военный билет и т. п.

Закон не требует, чтобы работодатель оставлял копии личных документов сотрудников у себя.

Если кадровая служба хранит копии паспорта, страниц военного билета, свидетельств, то Роскомнадзор признает, что она обрабатывает избыточные персональные данные и нарушает права сотрудника.

Суды в таких спорах поддерживают надзорный орган (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013).

Чтобы избежать претензий Роскомнадзора, уничтожьте копии паспортов и иных документов сотрудников, хранить которые в компании закон не требует. Если понадобится уточнить какие-то сведения, попросите сотрудника показать оригинал документа.

Пояснения. Проставлять на папках с документами, которые содержат персональные данные, гриф ограничения доступа к документу не обязательно. Закон не устанавливает такого требования.

Работодатель должен исключить неправомерный или случайный доступ к персональным данным, в том числе к тем, которые хранятся на материальных носителях, то есть личным делам, трудовым книжкам, приказам и прочей кадровой документации (ч. 1 ст.

9 Закона № 152-ФЗ). Конкретные меры защиты и требования к местам хранения носителей персональных данных компания определяет самостоятельно в положении о защите персональных данных (п.

13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Обычно документы на бумажных носителях хранят в сейфах или металлических несгораемых шкафах с замками либо специально оборудованных помещениях. Доступ к документам должны иметь только сотрудники, включенные в перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ.

Кого можно привлечь к ответственности за разглашение персональных данных

Все кадровики имеют дело с персональными данными. Но доступ к ним могут иметь и другие сотрудники организации. Выясним, как утвердить список таких работников и кого можно уволить за разглашение персональных данных.

Скачать и распечатать образец

Пояснения. Работодатель должен приказом утвердить перечень сотрудников, которым в связи с исполнением должностных обязанностей могут понадобиться персональные данные2 (образец выше). Обычно в перечень входят генеральный директор, его заместители, сотрудники кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности, юридического отдела и т. д.

В перечне нужно указать Ф.И.О. конкретных работников, а не список должностей. Если сотрудник уволится, в перечень вносят изменения.

Если перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные, отсутствует или в нем указаны не Ф.И.О.

работников, а должности, Роскомнадзор выдаст предписание (постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21 января 2013 г. по делу № А44-5910/2012).

Пояснения. Уборщицу нельзя уволить по инициативе работодателя за разглашение персональных данных других сотрудников, так как о размере зарплат она узнала не в связи со своими обязанностями. Функционал уборщицы не предполагает работы с персональными данными, и она не подписывает обязательство их не разглашать.

Сотрудника, который разгласил персональные данные другого работника, можно уволить по инициативе работодателя (подп. «в» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ). Но это допустимо, если одновременно выполняются два условия (п. 7 ст. 86 ТК РФ, п.

43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2):– такие сведения работник получил в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

– сотрудник подписал обязательство о неразглашении персональных данных (образец ниже).

Скачать и распечатать образец

1. Если вы обрабатываете только те данные, которые нужны для исполнения трудового договора, это законно и без согласия сотрудника. Однако возможны споры о составе таких данных, поэтому безопаснее заручиться согласием сотрудника в письменном виде.

2. Не храните в кадровой службе копии паспортов и иных документов сотрудников. Чтобы уточнить какую-то информацию, просите сотрудника показать необходимый документ.

3. Утвердите перечень работников, которые обрабатывают персональные данные, и получите у них обязательство не разглашать такую информацию. Иначе вы не сможете привлечь их к ответственности за утечку персональных данных.

Источник: https://e.kdelo.ru/569455

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Новые правила хранения личных данных работников

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Работодатель, принимая сотрудника на работу, должен запросить у него определенные сведения, которые необходимы в рамках трудового, налогового и бухгалтерского законодательства.

Федеральный закон от 27.07.

2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» требует от работодателя, который в данном случае является оператором персональных данных и выполняет их обработку, обеспечить безопасность этой информации.

Какие данные являются персональными

Персональными данными является любая информация, прямо или косвенно относящаяся к субъекту персональных данных — определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон о персональных данных).

К общим персональным данным можно отнести следующие сведения:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата и место рождения;
  • адрес (место регистрации);
  • образование, профессия;
  • изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность и с этой целью используется оператором (Разъяснения Роскомнадзора от 30 августа 2013 года «О вопросах отнесения фото- и видео- изображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки»);
  • семейное положение, наличие детей, родственные связи;
  • факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
  • финансовое положение. Сведения о заработной плате также являются персональными данными (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681);
  • деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;
  • прочие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Кроме того, в Законе о персональных данных упоминаются:

  • специальные персональные данные (касаются расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни). По общему правилу обработка этих данных не допускается. Исключение — случаи, предусмотренные частью 2 статьи 10 Закона о персональных данных;
  • биометрические персональные данные (характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно идентифицировать его личность). Для обработки таких сведений необходимо согласие субъекта персональных данных. Исключение — случаи, установленные ч. 2 ст. 11 Закона о персональных данных.

Работодатель вправе получать и использовать только те сведения, которые характеризуют гражданина как сторону трудового договора (например, сведения о социальном и имущественном статусе человека не имеют отношения к его трудовому процессу). Эта информация содержится в следующих документах, предъявляемых работником при приеме на работу:

  • в паспорте или ином документе, удостоверяющем личность;
  • трудовой книжке;
  • документах о воинском учете, образовании, составе семьи;
  • справке о доходах с предыдущего места работы;
  • анкете, заполняемой при трудоустройстве;
  • личной карточке работника (форма Т-2);
  • свидетельствах о заключении брака, рождении ребенка;
  • медицинских справках и др.

У работодателя хранятся копии перечисленных документов, за исключением анкет, трудовых книжек и личных карточек.

Обработка персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных (ст. 3 Закона о персональных данных).

Закон о персональных данных обязывает работодателя соблюдать определенные требования по обработке этих данных. Например, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника (п. 1 ст. 6, ст. 9 Закона о персональных данных). Во избежание судебных споров лучше, если это согласие будет оформлено письменно. То же самое правило действует в отношении соискателей.

В некоторых случаях письменная форма согласия прямо предусмотрена законом (ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных). Например, письменное согласие работника на обработку его персональных данных требуется:

1) при получении персональных данных работника у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Но в этом случае работника нужно предварительно уведомить об этом и получить его письменное согласие (п. 3 ст. 86 ТК РФ).

В уведомлении необходимо указать (п. 3 ст. 86 ТК РФ):

  • цели получения персональных данных работника у третьего лица;
  • предполагаемые источники информации (лица, у которых будут запрашиваться данные);
  • способы получения данных, их характер;
  • возможные последствия отказа работодателю в получении персональных данных работника у третьего лица. При отказе работника ознакомиться с уведомлением о предполагаемом получении его персональных данных у другого лица целесообразно составить соответствующий акт.

Если работник передумал, то в любое время вправе отозвать согласие на обработку персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

В такой ситуации продолжение обработки персональных данных работника без его согласия возможно при наличии веских причин. Они перечислены в пунктах 2 — 11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10, части 2 статьи 11 Закона о персональных данных (ч. 2 ст. 9 Закона о персональных данных).

Определенную информацию (которая не имеет отношения к перечисленным в пункте 1 статьи 86 ТК РФ целям), работодатель не вправе запрашивать у третьих лиц даже, если работник согласен.

2) при передаче персональных данных работника третьим лицам, кроме тех случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника (абз. 2 ст. 88 ТК РФ);

3) для обработки специальных категорий персональных данных работника, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений (п. 4 ст. 86 ТК РФ, п. 1 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных). К этим данным относятся сведения о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

При недееспособности работника письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель (родитель, опекун) (ч. 6 ст. 9 Закона о персональных данных). А в случае смерти работника такое согласие оформляют его наследники, если только оно не было получено от самого работника при его жизни (ч. 7 ст. 9 Закона о персональных данных).

Не во всех случаях требуется согласие работника на обработку персональных данных. Например, в том случае, если данные получены (п. 2 ч. 1 ст. 6, п. 2.3 ч. 2 ст. 10 Закона о персональных данных, абз. 1 Разъяснений Роскомнадзора):

  1.  из документов (сведений), предъявляемых при заключении трудового договора;
  2. по результатам обязательного предварительного медицинского осмотра о состоянии здоровья (ст. 69 ТК РФ, п. 3 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 года «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее — Разъяснения Роскомнадзора от 14.12.2012);
  3. в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, в том числе персональных данных близких родственников, и в иных случаях, установленных законодательством РФ (получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат) (п. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  4. от кадрового агентства, действующего от имени соискателя (абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012);
  5. от соискателя, который сам разместил свое резюме в Интернете, сделав его доступным неограниченному кругу лиц (п. 10 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, абз. 12 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).

Работодатель с согласия работника может поручить обработку его персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, абз. 2 п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012). Но при этом именно работодатель несет ответственность перед работником за действия указанного лица (ч. 5 ст. 6 Закона о персональных данных).

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Организация учета и хранения персональных данных

Работодатель должен обеспечивать защиту персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты за счет своих средств (п. 7 ст. 86 ТК РФ).

Разберем пошагово действия работодателя по учету и хранению персональных данных в организации.

Шаг 1. Работодатель должен издать локальный акт, который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является Положение о персональных данных работников, с которым работники должны быть ознакомлены под подпись (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомиться с Положением о персональных данных, как и с остальными локальными нормативными актами, работник должен до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Ознакомить работника с документом путем рассылки его по электронной почте нельзя, это не будет считаться ознакомлением под подпись.

При отсутствии подписи работника работодатель не сможет доказать, что работник был ознакомлен с данным документом.

Положение о персональных данных, как и любой другой локальный нормативный акт, издается и утверждается приказом, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо. 

В случае проверки организации, проверяющие органы могут запросить данный документ и проверить, ознакомлены ли с ним работники.

Отсутствие такого документа или неознакомление работников с ним может являться основанием для привлечения работодателя к ответственности согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а в случае совершения аналогичного нарушения повторно — по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Такой вывод также подтверждается судебной практикой (Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06 № А40-20745/06-148-194).

Шаг 2. Работодатель утверждает документ, содержащий перечень персональных данных, которые используются в деятельности организации. В этот документ включаются все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

Помимо этого в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Шаг 3. Работодатель приказом должен назначить ответственных за работу с персональными данными и ответственных за обеспечение безопасности персональных данных.

Таким ответственным может быть как конкретное лицо, так и подразделение. В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Этот приказ необходимо довести до сведения всех указанных в нем сотрудников, что должно подтверждаться их подписью.

Шаг 4. На случай проверки во избежание споров с проверяющими лучше подготовить следующие документы:

  • заявления работников о согласии на обработку персональных данных;
  • журналы учета персональных данных, их выдачи и передачи другим лицам и представителям различных организаций, государственным органам;
  • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Шаг 5. Приказом руководителя организации установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия.

Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются.

Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.

Подведем итоги

Что можно порекомендовать работодателям во избежание привлечения к ответственности, а также дополнительных затрат в случае проведения проверок? Обязательно проверьте:

  • от всех ли работников получено согласие на обработку персональных данных;
  • ознакомлены ли работники с локальными актами, устанавливающими порядок обработки таких данных, и с их правами и обязанностями в этой области;
  • должным ли образом осуществляется хранение и защита персональных данных;
  • соответствует ли документация об их обработке требованиям законодательства и т.д.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1583

Персональные данные сотрудников: хранение, обработка, использование — Контур.Бухгалтерия

Новые правила хранения личных данных работников

Сотрудники кадровых отделов работают с персональными данными работников организации: получают, обрабатывают, хранят и передают сведения. Работа с этой информацией регламентируется законом (ТК РФ и ФЗ №152- ФЗ «О персональных данных»). Нужно знать правила обращения с персональными сведениями, чтобы избежать нарушений и штрафов.

Что относится к персональным данным

Статья 3 Закона  №152-ФЗ говорит, что персональные данные — это информация о лице:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • адрес;
  • семейное положение;
  • образование;
  • профессия;
  • доходы.

Приведенный перечень сведений является открытым, его дополняют необходимыми пунктами. Персональные данные нужны работодателю для оформления и поддержания трудовых отношений (см. ст. 85 ТК РФ). Информация о работнике содержится в таких документах:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • документ об образовании;
  • ИНН;
  • водительское удостоверение;
  • медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника

Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д. Во время обработки соблюдайте требования статьи 86 ТК РФ:

  • у обработки должна быть цель и основания;
  • запрещена передача личных сведений работника третьим лицам без его письменного согласия; 
  • персональные сведения передает сам гражданин.

В локальных актах предприятия нужно прописать Правила защиты личных сведений о работниках. Работники обязаны ознакомится с этими правилами и расписаться о согласии с документом. Для порядка и безопасности организации нужно создать положения и приказы для работы с персданными.

Во время проверки у вас должны быть подготовлены: Положение о персональных данных, Заявление работника с согласием на обработку личных данных, Приказ о назначении ответственных за работу с личной информацией работников, Приказ об обеспечении безопасности личных сведений работников.

Категории персональных данных

К первой категории относятся личные сведения о расовой принадлежности, состоянии здоровья, политических взглядах.

Ко второй категории относится информация, благодаря которой можно получить дополнительную информацию о субъекте — номер телефона, семейное положение, прежнее место работы и т.д.

В третьей категории содержится информация, позволяющая идентифицировать работника (ФИО+ паспортные данные).

В последней, четвертой категории находятся общедоступная информация(данные о профессии и квалификации).

Хранение и использование данных о персонале

Работодатель обязан ввести порядок хранения и использования сведений о работниках (ст. 87 ТК РФ). Документы по сотруднику объединяются в личное дело. Порядок хранения и ведения личных дел вводит и контролирует работодатель.

 Личные дела руководителей компании, работников, имеющих государственные звания, и так далее хранятся постоянно. Личные дела других работников храните 75 лет.

 Ответственность по хранению, ведению, учету, выдаче трудовых книжек тоже возлагается на работодателя. 

Правила передачи персданных налагают на работодателя ряд ограничений. Ограничения устанавливаются согласно статье 88 ТК РФ:

  • известите лиц, которые получили доступ к информации о работнике, что ее следует использовать только в тех целях, для которых они были сообщены;
  • передача данных внутри одной компании должна проходить согласно правилам локального акта, с которым работник был ознакомлен;
  • доступ к данным получают только специально уполномоченные лица;
  • запрещено делать запрос о здоровье работника у медицинского учреждения.

Работники имеют право на предоставление полной информации об их личных сведениях и их обработке (кому передавались сведения и для чего).

Также нужно обеспечить сотрудникам свободный доступ к своим личным сведениям и медицинским данным.

Помните, что работник имеет право обжаловать в суде незаконные действия работодателя и привлечь должностное лицо-нарушителя к уголовной или административной ответственности.

Ответственность за нарушение правил работы с личной информацией

В соответствии с ТК РФ, нарушители норм обработки и защиты личных сведений работника привлекаются к разным видам ответственности.

  • К дисциплинарной ответственности относятся замечание, выговор, увольнение. 
  • К административной ответственности относятся предупреждение или штраф от 3 до 5 МРОТ.
  • К материальной ответственности привлекаются работники, которые непосредственно обрабатывают  персональную информацию. В случае незаконного распространения информации сотрудник организации может заявить о моральном вреде и потребовать его возмещения у работодателя. 
  • Уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ за незаконное распространение сведений о лице без его согласия предусматривает штраф в сумме до 200 000 рублей, либо обязательные работы от 120 до 180 часов, либо арест до 4 месяцев.

Работа с личными сведениями требует высокого уровня ответственности. Соблюдайте правила и помните о контроле Трудовой инспекции.

Александра Аверьянова

Ведите простой кадровый учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Начисляйте зарплату, легко считайте пособия, удержания и командировочные, автоматически готовьте отчеты по сотрудникам и отправляйте их через интернет. А еще — ведите учет, платите налоги, сдавайте налоговую и бухгалтерскую отчетность и пользуйтесь поддержкой наших экспертов. Первый месяц работы в сервисе — бесплатно.

Источник: https://www.b-kontur.ru/enquiry/420-personalnye-dannye-sotrudnikov

Новые правила хранения личных данных работников

Новые правила хранения личных данных работников

Поскольку за сохранность ПД отвечает работодатель, он обязан на предприятии создать условия для хранения документов. Например, к помещению, где хранится конфиденциальная информация, должен быть организован особый режим доступа, приняты меры от случайного уничтожения документов или баз данных, др. Согласие работника В ФЗ № 152, в ст. 6, п. 1, подп.

1 говорится, что для обработки ПД физлицо должно дать письменное согласие. В некоторых случаях такое согласие не требуется, например, когда обработка данных осуществляется оператором в рамках его должностных обязанностей, которые на него возложил работодатель.

Так, работодатель обрабатывает данные вновь приступившего к работе сотрудника или давно трудящегося на предприятии с целью выполнения условий трудового соглашения.

Онлайн журнал для бухгалтера

Каждый сотрудник должен быть ознакомлен с этим документом под роспись.

5 шагов по организации учета и хранения персональных данных

Внимание Для выпуска пластиковых карт банку были переданы заполненные и подписанные работниками анкеты-заявления с их личными данными. Анкета-заявление Д. им подписана не была, согласие на передачу своих персональных данных он не давал.

Исковые требования судом были удовлетворены, несмотря на то, что полученной пластиковой карточкой Д.
активно пользовался.

Когда за разглашение информации могут уволить Уволить за разглашение информации можно только тех сотрудников, которым такие сведения стали известны в связи с исполнением ими трудовых обязанностей. Об этом прямо указано в п.п. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

К таким сотрудникам относятся руководители организаций, работники кадровых служб, бухгалтерии и иные лица, чья работа непосредственно связана с обработкой персональных данных.

Персональные данные сотрудников

Информация о работнике содержится в таких документах:

  • документ, удостоверяющий личность (паспорт, заграничный паспорт, военный билет, временное удостоверение личности);
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • военный билет;
  • документ об образовании;
  • ИНН;
  • водительское удостоверение;
  • медицинская книжка (если требуется).

Важно! Персональные данные работника — конфиденциальная информация. Это значит, что их нельзя разглашать ее без письменного согласия сотрудника (ст. 3 Закона №152-ФЗ).

Обработка персональных данных сотрудника Обработка персданных — это действия с личной информацией работника, когда работодатель принимает сотрудника в штат или заключает договор ГПХ; работник продвигается по карьерной лестнице и т.д.

Хранение персональных данных

ПД, относятся к первичной документации. Она должна оформляться по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата № 1 (05.01.04). Требования к хранению некоторых документов, содержащих ПД, должны находиться в учредительных бумагах, что утверждает законодатель в Распоряжении № 358-р (21.03.94). К ним относится информация:

  • о личном составе уволившихся работников по причине ликвидации предприятия или реорганизации;
  • о личном составе вновь созданного предприятия после ликвидации юрлица;
  • о гражданах, которые выполняли работу по договору на предприятии, которое ликвидировалось.

Данные правила необходимо размещать в учредительных документах по причине еще и того, что после ликвидации некоторых предприятий документы с ПД сотрудников требуется передавать в государственные архивы.

Хранение и использование персональных данных работников

Поступая на работу, сотрудник представляет работодателю информацию о персональных данных (ПД).

Согласно требованиям закона работодатель обязан соответствующим образом на основании внутренних нормативных актов зафиксировать данные нового работника и хранить их в недоступном для других лиц месте.

Личная информация сотрудников находится под защитой Трудового кодекса и других нормативных актов.

Вопрос сохранности ПД связан со все большим использованием их для автоматизированной обработки. Сегодня без предоставления личных данных невозможно зарегистрироваться ни на одном сайте для получения доступа к информации. Несмотря на это, положениями ТК установлено, что ПД являются не просто личной информацией, но и закрытой, а некоторые из них считаются государственной тайной.

Составление положения о работе с персональными данными сотрудников

С приходом автоматизации рабочего процесса, когда практически вся информация стала храниться не на бумажных носителях, а в цифровом (электронном) виде на компьютерах, вопрос утечки конфиденциальных данных стал очень остро.

Поэтому ответственность за разглашение возлагается не только на государственные органы, работодателя, но и на самих граждан, которые могут предоставлять личные сведения кому угодно без всяких оснований. Так, необходимо понимать отличия между личными данными и персональными.

Важно Под личными понимается комплекс данных о физ. лице, которые предоставляются работодателю в обязательном порядке. Это не только сведения о трудовой деятельности, но и другие, касающиеся личной жизни физ. лица и его семьи.

Персональные данные являются конфиденциальной информацией, которая не может разглашаться работодателем, должностными лицами или кем-либо, кому она стала известна.

Персональные данные работника

ФЗ № 152, которым регулируется процедура хранения и обработки подобной информации. Федеральный закон №152-ФЗ Персональные данные сотрудников могут храниться в:

  • Анкетах или др. формах, которые заполняются при поступлении на работу во время собеседования. К таковым ПД относятся анкетные и биографические.
  • Паспорте или другом документе, удостоверяющем личность, копии которых представляются работодателю.
  • Трудовой книжке, это сведения о трудовом стаже, занимаемых ранее должностях и предыдущих местах работы кандидата.
  • Страховом пенсионном свидетельстве.
  • Документах воинского учета, откуда можно получить информацию о воинской обязанности.
  • Документах об образовании, оттуда можно извлечь информацию о полученной гражданином специальности, наличии квалификации, различных знаний.
  • Личной карточке, заполняемой кадровой службой по ф. Т-2.

Так, ПД получаются непосредственно у физ. лица. Если предполагается их получить у третьего лица, то сотрудника следует предварительно уведомить и взять у него письменное разрешение.

В этом случае сотруднику сообщается о цели получения информации о нем, источниках и способе, к которым желает прибегнуть работодатель.

Также гражданину сообщают, какие именно ПД жалеет от третьих лиц получить работодатель или другое должностное лицо.

Если сотрудник откажется дать письменное согласие, его следует предупредить о последствиях отказа, что указано в ст. 86, в п. 3. Статья 86.

Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты ПД каждого гражданина можно извлечь из его документов.

Задача работодателя не только их получить, но и защитить от утраты, попадания в «чужие руки».
Это указано в ст. 86, в п.

Например, если на предприятии установлен усиленный режим охраны, сведения о сотрудниках могут храниться в этом отделе. Отдел кадров собирает информацию с работников при их поступлении на работу, затем он обрабатывает ее и хранит у себя, но также может передавать в другие отделы.

Минимальный перечень документов для приема на работу установлен ТК. В ст. 349, в п. 1 сказано, что сотрудники государственных структур, например, обязаны предоставлять персональную информацию не только о себе, но и своих близких. Статья 349.

Регулирование труда лиц, работающих в организациях Вооруженных Сил Российской Федерации Это связано с выполнением ими профессиональных обязанностей. Так, работники государственного аппарата не имеют права использовать свое положение в личных целях или для помощи родственникам.

В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

  • перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
  • список лиц, которые имеют право получать личные данные;
  • правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
  • должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности.

Источник: https://pbcns.ru/novye-pravila-hraneniya-lichnyh-dannyh-rabotnikov/

Хранение и использование персональных данных работников

Новые правила хранения личных данных работников
Энциклопедия МИП » Трудовые споры » Защита прав работников » Хранение и использование персональных данных работников

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты.

Трудовые отношения предусматривают составление специальной документации и заключение трудовых договоров, распоряжений и приказов. Обязательным условием для подписания данных бумаг является внесение достоверных личных данных сторон (инициалов, фактического адреса, сведений о рабочей квалификации, должностных обязанностях и др.).

Чтобы обезопасить граждан от неправомерного использования личных данных трудовым законодательством разрабатываются специальные нормативные акты, в которых регламентируется обработка, передача и защита информации о сотрудниках работодателем. Поэтому все работодатели обязаны соблюдать порядок хранения и использования персональных данных работников.

Хранение персональных данных работников

Специальное нормативное положение, в котором определяются правила по распоряжению личной информацией сотрудников работодателем, предусматривает соблюдение определенных требований:

  • конкретная форма, в которой хранятся личные данные сотрудников, должна соответствовать всем требованиям и полностью идентифицировать субъекта личной информации;
  • срок сохранения информации не должен превышать времени, которого будет достаточно для воплощения целей, в соответствии с которой требуется обработка;
  • данные необходимо уничтожать непосредственно после достижения всех целей, для которых была организована обработка информации;
  • информация должна быть удалена в случае отсутствия необходимости дальнейшей обработки и использования данных.

Обработка, передача и защита личных сведений сотрудников поручается ответственному оператору, который должен соблюдать все правила и специальное законодательное положение.

Если же по каким-либо причинам должностное лицо не может самостоятельно выполнять свои прямые обязанности, то он должен поручить обработку и защиту информационных данных иному сотруднику на основании официально заключенного договора.

Важнейшим условием данного документа является указание специальной обязанности, в соответствии с которой обеспечивается обработка, передача и защита личной информации при соблюдении конфиденциальности и полной безопасности. 

Кто имеет право обрабатывать и использовать персональные данные

Должностные лица, которые сталкиваются с обработкой и сохранением личной информации сотрудников, должны исполнять специальное положение. Подобные документы и правила составляются работодателем, а также чаще всего издаются в форме должностных инструкций, коллективных и индивидуальных трудовых договоров и др.

Положение или распоряжение включает правила защиты данных сотрудников, устанавливает перечень лиц, которым подлежит обработка и эксплуатация информации, срок обработки, основания и условия предоставления информации и др.    

Хранение и использование личной информации сотрудников входит в компетенцию должностных лиц, которые назначаются непосредственно работодателем.

В обязанности данных граждан входит соблюдение всех норм по обработке и распоряжению личными данными подчиненных.

Законодательными актами регламентируется срок, правила, а также перечень лиц на руководящих должностях, которые должны работать с личной информацией сотрудников:

  • главный специалист, который занимается защитой данных;
  • заместитель директора, в обязанности которого входит администрирование персоналом;
  • менеджер по управлению персоналом;
  • начальных отдела кадров.

На предприятиях и в компаниях обработка и сохранение личной информации также поручается рядовым работникам, например, бухгалтерам, инженерам по защите информации, управлению и подготовке кадров, документоводам, специалистам по защите данных и др.

Рядовые исполнительные должностные лица также сталкиваются с использованием и защитой информации в процессе выполнения своих обязанностей, например, секретари, референты, инспекторы и др., которые принимают заявления и различные документы.  

Порядок хранения персональных данных работников

Должностное лицо обязано соблюдать специальное положение, в котором регламентируется обработка, сохранение и защита личной информации, личных дел сотрудников. Правила и порядок эксплуатации должны соблюдаться стороной работодателей.  Данные лица должны обеспечить выполнение следующих функций:

  • составление и хранение первичной документации, которая издается в унифицированной форме;
  • сохранность бумаг, в которых ведется учет рабочих кадров;
  • хранение документации, в которой учитывается специфика распределения рабочего времени;
  • сохранность пакета документов, в котором ведется расчет об оплате труда рабочему персоналу.

Порядок и срок сохранения личной информации гражданских служащих определяет трудовое законодательство, а также специальное ведомственное положение.

Срок хранения

Специальное положение о сохранении и защите личной информации регламентирует срок, в пределах которого допускается использование и хранение личных данных.

Соответственно, трудовые книжки и дубликаты, которые не были забраны или в случае смерти работников, размещаются в активах предприятиях на срок до востребования.

Если же такие документы относятся к классу невостребованных бумаг, то они размещаются в архивах компаний на срок не менее пятидесяти лет.

Положение, в котором определяется специфика индивидуального учета в системе пенсионного страхования, устанавливает срок сохранения личных данных граждан работниками государственного пенсионного фонда.  Срок хранения таких бумаг составляет не менее шести лет. Данные документы должны соответствовать следующим требованиям:

  • содержать в себе какие-либо данные об индивидуальном счете лица, которое застраховано программой социального страхования;
  • быть оформлены в установленной письменной форме и заверены соответствующими подписями граждан;
  • быть представлены в электронной форме, так как юридическая сила таких документов должна подтверждаться электронной цифровой подписью, при условии соблюдения законной процедуры подписания;
  • содержать в себе данные о всех страховых взносах лиц и страховом стаже граждан;
  • предоставляться работодателями в государственные заведения по пенсионному страхованию с целью индивидуального учета граждан в общей системе обязательного страхования для предоставления социальных пенсий.  

Иные документы, которые содержат в себе данные о пенсионном страховании, хранятся в архивах пенсионных учреждений не мене трех лет. Соответствующие документы подлежат уничтожению, когда срок их хранения истекает.

В таком случае уничтожение бумаг возможно исключительно после факта ознакомления застрахованным лицом со всеми данными о лицевом счете и страховом стаже.

Акты, в которых указываются случаи расследований профессиональных заболеваний должны храниться не менее 75 лет в активах государственного учреждения, которое специализируется на санитарно-эпидемиологическом надзоре и вело дело о расследовании конкретного происшествия. Работодатели должны хранить следующие документы на протяжении 45 лет с копиями и материалами расследования:

  • акты о несчастных случаях на производстве;
  • акты о несчастных случаях, которые касаются группы лиц;
  • документы о расследовании тяжелого несчастного случая;
  • бумаги о несчастных случаях сл смертельным исходом и др.

Нормативные акты о защите данных

При разработке локальных нормативных актов, которые касаются защиты личной информации сотрудников, учитывается законодательное положение, а также специфика работы предприятия. В соответствующих нормативных актах регламентируются следующие положения:

  • перечень личной информации сотрудников, которые нужны работодателю для выполнения всех трудовых обязанностей;
  • список лиц, которые имеют право получать личные данные;
  • правила хранения, обработки, передачи, защиты и предоставления личной информации;
  • должностное лицо, которое имеет право хранить персональные данные сотрудников, а также осуществлять контроль за процессом сохранения информации.

Помимо обязанностей работодателя, нормативные акты включают перечень прав и обязанностей сотрудников, которые касаются необходимости предоставления достоверной информации, а также обеспечения надежного хранения данных и соблюдения конфиденциальности. 

Источник: https://advokat-malov.ru/zashhita-prav-rabotnikov/hranenie-i-ispolzovanie-personalnyh-dannyh-rabotnikov.html

Голос закона
Добавить комментарий